Møder Møder Møder
Du kender formentlig til arbejdsdage og uger fyldt med endeløse rækker af møder. Møder er som bekendt en vigtig men også ufattelig dyr aktivitet uanset hvor effektivt og resultatfokuseret vi gør dem. Møder har tendens med at fylde kalenderen op stort set uden vi opdager det. Men husk på at DU har selv accepteret samtlige af møderne så det bliver svært at give andre skylden.
Du har måske forsøgt uden at lykkes med at få styr på dine møder og sikre at uge efter uge IKKE bliver fyldt op af møder så du kan købe dig tid til at få produceret. Men hvorfor er det så vanskeligt ?
Ofte glemmer vi at anskue vores uge eller dag ud fra et mere overordnet perspektiv eller position. En position hvor du, inden du accepterer et givent møde, tager et blik på cirka 2 uger og vurderer om der er plads til det møde du er blevet indkaldt til.
I gennemsnit fylder møder mellem 8 - 16 timer per uge
For at kunne tage den beslutning er du nød til at sætte græsne for hvor mange mødetimer du ØNSKER per uge.Hvis du tillader at møder fylder ubegrænset mængder af tid - ja så kommer de til at fylde det meste af din tid. Og så er du nødsaget til at arbejde flere timer for at nå de opgaver du skulle have løst.Så grundlæggende handler det om prioritering og at du tager et valg. Et valg om at lade møder fylde mindre.
I gennemsnit fylder møder mellem 8-12 timer per uge (svarer til 1-1,5 fulde dage). De fleste kan ikke holde til at sidde i uafbrudt møder fra 8-16 og det betyder at antal mødetimer spredes ud over ugen og snarere fylder det meste af ugen. En uge kunne dermed ende med at se ud som vist herunder (12 timers møder).
Og en del ledere har 16 timer eller mere i gennemsnit. Ikke mystisk at medarbejdere kan føle deres chef er utilgængelig. Det er der en meget logisk forklaring på. Bare tag et kig i din chefs kalender og find et tidspunkt hvor lederen har et par timer til at være tilgængelig på for dig og dine kolleger.
Hvad skal der til for at lykkes?
Der findes ikke en løsning eller quick fix der virker for alle. Men det vil være en rigtig god ide at beslutte et gennemsnits antal mødetimer pr. dag. F.eks. 3 timer til møder og så beslutte hvornår du gerne vil placere dem. Det gør dit liv meget lettere for hvis du bliver inviteret til dag hvor du allerede har booket 3 timers møder - ja så må du finde en anden dag hvor der er ledig tid. Eneste forbehold er naturligvis hvis det er lønforhandling, forfremmelse eller en med mange striber på skulderne der VIL have du deltager. Men ellers er der ingen afvigelser.
Dernæst bør du sørge for at møderne ligger ryk-til-ryk i de 3 timer så du får det optimale ud af tiden. Men det kræver samtidigt at hvert møde slutter 5-15 min. før så du kan nå fra det ene møde til det næste. Alternativt er at lægge samtlige møder i samme lokale hvis muligt.
Du er oppe imod din egen adfærd og ophøjelse af møder til at være det allervigtigste i din arbejdsdag. Men grundlæggende er alt det der sker imellem møderne det vigtige.