Management by walk

Management by Walk - et overset ledelses værktøj

Kan management by walk lade sig gøre i ’the new normal’ ? I starten af marts blev mange ledere og medarbejderes hverdag forandret (måske for altid). Med dags varsel blev alle der kunne bedt om at arbejde hjemmefra og anvende diverse digitale platforme til kommunikation på ubestemt tid. De meldinger jeg har hørt fra mine kunder, er meget positive. Det er gået forbavsende godt og det har haft mange positive indvirkninger på blandt andet sygefravær, samarbejdet og den digitale transformation.

Men hvad har den digitale transformation betydet for lederes arbejde og måden at være leder på. Som medarbejder har jeg altid værdsat nærværende og synlige ledere. Ledere der går rundt om morgenen og siger godmorgen og har kort eller længere snak med deres medarbejdere (løst og fast), ledere der er tilgængelige når der opstår et problem, ledere der sørger for at de rette medarbejdere har opgaver der udvikler og matcher medarbejdernes kompetencer, ledere der ikke skal være deltager i alle møder men overlader ansvaret til de relevante medarbejdere, ledere der har tillid til deres medarbejdere, ledere der agerer filter for deres medarbejdere, ledere der tør forsvare sine medarbejdere når det kræves, ledere der fokuserer på output i stedet for input og ledere der ikke bruger mikro management.

De fleste af ovenstående evner er en del lettere at udføre når man har sit team samlet fysisk i kontoret. Det bliver en del vanskeligere når alle sidder distribueret rundt om i landet og ’kun’ er tilgængelige pr. telefon/video.

Hvad er Management by Walk

MbW er en ledelsesgreb hvor det ud fra medarbejdernes synspunkt virker uplanlagt/ustruktureret hvornår deres leder vandrer forbi. Hensigten er at tjekke ind om medarbejderne har det godt, høre om status for det igangværende arbejde.  Vægten lægges på ordet vandrende som en ikke-planlagt bevægelse snarere end en plan, hvor medarbejderne forventer et besøg fra ledere på mere systematiske, forud godkendte eller planlagte tidspunkter.

Ideen er at lederen ved den større tilfældighed får ikke filtrerede input og oplysninger om f.eks. kundeproblemer, konflikter, begivenheder eller medarbejderdiskussioner og dermed har muligheden for at hjælpe med forbedringer af moral, følelse af organisatorisk formål, produktivitet og total kvalitetsstyring af organisationen sammenlignet med at forblive i et specifikt kontorområde og venter på, at medarbejdere eller levering af statusrapporter ankommer.

Fordele ved MbW

MbW kan producere en enorm række af resultater. Det kan for eksempel hjælpe dig med at være mere tilgængelige. Folk er ofte tilbageholdende med at tale med deres ledere, fordi de føler sig skræmte, eller de tror, du ikke bryder dig om at tale med dem. Men når dine teammedlemmer ser dig som en person såvel som en manager, vil de stole på dig og være mere villige til at dele ideer og problemer med dig

Hyppig, naturlig og tillidsfuld kommunikation kan være smitsom, og det tilskynder folk til at arbejde sammen som et team. Med bedre kommunikation og en forbedret fornemmelse af, hvad der sker i dit team, vil du sandsynligvis se store problemer, før de sker, og du vil være i en bedre position til at træne dit team for at undgå dem.

Muligheden for problemløsning er lettere når du ’er i forbindelse med’ dine medarbejdere. Du forbedrer din forståelse af funktioner, mennesker og processer i dit team og organisation. Alle er bedre rustet til at udføre deres roller, når de har den rigtige information, og de får energi af en forbedret strøm af ideer.

Når du som leder formår at have afslappede snakke med dine medarbejdere og de får mulighed for at blive hørt vil det have en positiv indvirkning på at de føler føle sig mere motiverede, mere inspirerede og mere forbundet. Desuden øger du ansvarlighed og produktivitet, da alle handlinger, da forventningsafstemningen med dine medarbejdere sker regelmæssigt og ikke kun i de obligatoriske leder / medarbejderstatusmøder.

Hvad skal du være opmærksom på?

At "Vandre rundt" kan virke let at nok og ganske ufarligt, men det er vigtigt at gøre det rigtigt. Forskning har vist, at det ikke er tilstedeværelsen hos dine medarbejdere men de handlinger, du gør, de problemer du løser, der bestemmer succesen. Hvis du ikke har den rette balance, kan du ende med at gøre mere skade end gavn.

Først og fremmest bør du ikke anvende MbW bare fordi du føler dig forpligtet til det. Du skal virkelig ønske at lære dine medarbejdere og din organisation bedre at kende. Du er nødt til at forpligte dig til at følge op på medarbejdernes bekymringer og til at søge løbende forbedringer.

En af de afgørende fordele ved MbW er, at medarbejderne har mulighed for at åbne op overfor dig, men hvis du "lukker ned", når du hører en negativ kommentar eller ikke følger op, når du lover at gøre det, kan de opfatte dig som defensiv eller som en, der holder ikke sit ord.

Dine medarbejderes tillid til hvorfor du anvender MbW er vigtig. Medarbejderne kan få den tanke, at du blander dig eller vil spionere. Desuden bør du også tilpasse dine medarbejderes præferencer og skræddersy din tilgang til hver medarbejder.

Den største udfordring er at få tid til MbW. For ofte er lederen ’begravet’ i møder det meste af dagen. Derfor kommer her en række tips til hvordan du kan komme i gang.

Slap af

Gør dine medarbejdere trygge ved afslappede og ustrukturerede samtaler. Gennemfør dem, hvor medarbejderen vil føle sig afslappet.

Lyt og observer mere end du snakker

Pas på med at lyde nysgerrig snarere end påtrængende. Du kan spørge dine medarbejdere, hvad de arbejder på, om de er trygge med at deres arbejde, hvad de synes er vanskeligt, hvordan der ser deres arbejde bidrage til "det store billede". Bed om ideer til, hvordan man gør tingene bedre.

Pas på med at sige hvad du synes, lyt i stedet aktivt til dine medarbejderes svar. Giv dem din fulde og udelte opmærksomhed. Når de ser, at du er interesseret i, hvad de har at sige, vil de sandsynligvis være mere åbne og modtagelige, og du får bedre forbindelse med dem.

Når du taler, skal du være åben og ærlig. Hvis du ikke kender svaret på en medarbejders spørgsmål, må du undersøge og vende tilbage. Hvis du ikke kan dele viden, skal du sige det. At fortælle halve sandheder kan nedbryde tilliden, og tillid er afgørende for vellykket MbW.

Hvis du vil tage det et skridt videre, kan du overveje at prøve dine medarbejderes arbejde, opleve det, de oplever, og forstå de problemer, de står overfor.

Vær inkluderende

Hav ikke en foretrukken afdeling eller medarbejder. Alle medarbejdere kan have gode ideer eller har brug for støtte, så tal med alle, uanset deres jobtitel eller stilling. Hvis folk arbejder eksternt/hjemmefra, skal du gøre en ekstra indsats for at komme i kontakt med dem.

Anerkend godt arbejde

Se altid efter succeser frem for fiaskoer, og komplimenter, når du ser et godt resultat.

Spred ordet

Del gode nyheder og repeter jeres organisations formål, værdier og vision. Fortæl folk, hvordan jeres mål for teamet passer med ind i det store billede. Fortæl om hvilken ønsket adfærd du gerne vil se fremfor hvordan de skal ændre adfærd. På dine "vandringer" har du unik mulighed for at dele information, der hjælper medarbejderne med at forstå og udføre deres job bedre.

Omfavn "chat"

Effektive organisationer handler ikke kun om arbejde. MbW giver dig mulighed for at skabe en balance mellem medarbejdernes arbejde og deres personlige liv. Vittigheder, hygge snakke med teamet om deres hobbyer og lære mere om deres baggrund, familieforhold osv. kan medvirke til at hjælpe i svære situationer. Du behøver ikke at blive ven med dem på Facebook, men du kan blive overrasket over, hvor fantastisk det føles at forholde sig til dine kolleger på et personligt niveau.

Overdriv det ikke

Lad ikke folk føle, at du altid kigger dem over deres skulder! Brug MbW ofte nok til at få en god fornemmelse af, hvad der foregår - for at gøre det til en vigtig del af din ledelsesstrategi - men ikke så ofte, at din tilstedeværelse føles som en distraktion. Prøv ikke at gøre det på samme tid hver dag: vær spontan og ikke planlagt, hyppig, men tilfældig.

Gennemgå dine samtaler

Din tilstedeværelse alene er ikke nok til at have indflydelse på medarbejdernes produktivitet. Sørg for at gennemgå de ting, du har lært - både det gode og det dårlige - og tage handling i overensstemmelse med det du har lært.

Konklusion

Selvom Management by Walk via fysisk ansigt til ansigt bliver udfordret i den virtuelle verden så kan mange af interaktionerne godt genskabes med de værktøjer de fleste har tilgængeligt. I Teams kan en chat foreksempel hurtigt konvertes til ’Møde nu’ som kan sammenlignes med at lederen kommer forbi. Derudover bør der skabes transparans ift. opgaver med f.eks. Planner, fildeling i Teams eller OneDrive og overblik over projekter etc.

Grundlæggende skal lederen bruge mindst lige så meget tid på MbW som tidligere. Så det afgørende punkt er om lederen kan frigøre sig fra drift, møder og alt det andet. Og konvertere tiden til sine medarbejdere og MbW.

Hvis du som leder ønsker at få skabt tid og overskud til Management by walk så kontakt mig eller læs mere.

Kommentarer